Взято отсюда - fion.ru/obzor/720/

Как сделать официальные рыболовные соревнования (обзор-инструкция)
Более семи лет я с коллегами организую различные рыболовные мероприятия  - соревнования и просто фестивали.  И обычно все проводится без согласований с органами власти, просто в формате «собралась группа людей на природе»...
Но если делать все совсем правильно, то мероприятия нужно согласовывать. По нескольким причинам:
1. Есть закон о собраниях (ссылка).  И он требует уведомить органы власти. Если не уведомить, то к организатору могут применить санкции:
наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или обязательные работы на срок до сорока часов; вот ссылка
Оговорка – нужно мнение юриста, насколько к рыболовным соревнованиям применим закон о массовых мероприятиях. Но думаю что законы у нас могут трактоваться в любую сторону...
2. Чтобы призёры соревнований могли получить спортивные разряды, нужно соблюсти ряд условий (смотрите ЕВСК) – наличие судей с категориями, минимальное количество участников и в том числе согласование с местным органом власти. Это может быть департамент физкультуры и спорта, или Префектура  - здесь не могу точно сказать, в разных уголках страны разная трактовка J Но насколько я знаю сейчас спортивные разряды присваивает именно Департаменты Физкультуры и спорта (или спорткомитеты администрации).
Поэтому я решил согласовать мероприятие «Кубок Фиона по блесне»
Согласовать решил по месту проведения. В моем случае это Северо-Западный округ Москвы.
Приехал в Префектуру СЗАО и увидел «Службу одного окна».
В одно окно пишешь заявление, и получаешь ответ. Очень удобно – не нужно бегать по инстанциям. В теории...
Нужно заполнить уведомление о проведении мероприятия и согласие на обработку персональных данных ( с собой взять паспорт).
Заполнил, оставил и обрадовался – как все удобно!
Мне сказали, что через неделю получу бумагу с ответом.
Действительно, через неделю позвонили и пригласили на совещание в префектуру.
Ну думаю, просто небольшой разговор с мелким чиновником будет.
Пришел, а там сидит лично префект!!  и человек двадцать начальников департаментов.
И все ради меня!  Я немного в шоке, но все очень доброжелательно… спрашивают о клубе, о формате мероприятия. Сказали, что согласуют без проблем, только нужно еще три  вещи:
1.  Обеспечить уборку мусора. Ну это без проблем, мы привыкли убирать за собой.
2. Обеспечить медицинскую помощь на месте. Причем недостаточно просто врача. Нужно заключить договор с медучреждением. Я спросил – а город может дать врача? Говорят – может, если мероприятие включено в план города. А у нас типа частной вечеринки, и город не может её оплатить…
Для справки -  стоимость мед.сопровождения от 1500 рублей в час!
3. Согласовать со спасателями.
Все это конечно логично. Но требует усилий:
Со спасателями долго не мог выяснить кому отправлять письмо-запрос. Пинали меня как большая футбольная команда...
В итоге запрос нужно писать Первому заместителю начальника Главного управления МЧС России по г.Москве:
Телефон: 8(495) 692-22-36 - факс; проверочные (495) 609-09-89, (495) 622-92-91; приемная - (495) 650-15-03.
Через три дня перезваниваний получил письменный ответ – утвердительный
(для справки – по мнению МЧС надежный лед это не менее 25 сантиметров).
Ура! Вроде все получил! Звоню в префектуру, мне говорят – приезжайте за проектом распоряжения. Что за проект?
Оказывается, сначала делается проект, на котором нужно собрать ЕЩЕ ПЯТЬ ПОДПИСЕЙ!!!

АААА!!! Ну вы понимаете мою реакцию…
Хорошо, что сотрудник аппарата префектуры пошел мне на встречу (просто по человечески), и помог собрать четыре подписи. Спасибо тебе, Константин!
Мне осталось только получить согласование в полиции. Два раза ездил, и получил подпись начальника УВД по СЗАО…

И как итог я получаю распоряжение префекта о мероприятии:

Этот тот самый документ… ура!
Самое веселое, что вопрос с получением спортивных разрядов пока не решен. Вроде как пообещали, но сами понимаете…
Надеюсь, что моя статья кому то поможет пройти бюрократический путь согласований
Главная проблема в том, что путь согласования масштабных мероприятий типа «Нашествие» или «Максидром» где собираются тысячи человек, и для «Фестиваля Фион» с числом участников в районе сотни – одинаковый!!!
Поэтому – смотрите и решайте сами. Может быть вы найдете более простой путь.
И наверное в региональных администрациях все попроще, по семейному. А вот в Москве – вот так.

С уважением, Андрей Медведев.